Compliance

Jako międzynarodowe przedsiębiorstwo działające w branży usług dla motoryzacji musimy znać i stosować wiele regulacji prawnych w Niemczech i za granicą. Przestrzegamy też naszych zasad korporacyjnych i norm etycznych w kontaktach ze współpracownikami, przełożonymi i klientami. Obejmują one Przepisy dotyczące compliance w Formel D, Kodeks postępowania oraz Wytyczne antykorupcyjne.

Formel D dostosowuje się do norm prawnych

Jesteśmy siłą napędową branży usług dla motoryzacji. Dzięki pracy zespołowej, profesjonalizmowi i pasji jesteśmy liderem rynku w opracowywaniu koncepcji i skalowalnych rozwiązań w zakresie zapewniania jakości i optymalizacji procesów w całym łańcuchu wartości branży motoryzacyjnej.

W odniesieniu do Przepisów dotyczących compliance Formel D dostosowuje się do odpowiednich norm prawnych. Razem walczymy z korupcją i nieuczciwą konkurencją.

Compliance, normy prawne | Formel D

We współpracy z naszymi klientami skupiamy się w szczególności na następujących obszarach:

  • Prezenty lub przysługi
  • Zaproszenia do restauracji lub na wydarzenia
  • Korzystne relacje biznesowe
  • Poufność
  • Prywatne przedsiębiorstwa
  • Spożywanie alkoholu i narkotyków jest zabronione

Formel D chroni integralność

Oczekujemy od odpowiedzialnych organów i pracowników prawidłowego postępowania podczas codziennej działalności. Integralność jest niezbędnym elementem, aby utrzymać reputację i sukces ekonomiczny działającego globalnie przedsiębiorstwa.

Formel D nie zgadza się na korupcję

Zabraniamy każdego rodzaju korupcji oraz odrzucamy postępowanie niezgodne z przepisami. Co więcej, oczekujemy od naszych odpowiedzialnych organów i pracowników nieuczestniczenia w jakichkolwiek działaniach związanych z korupcją lub innymi niezgodnymi z prawem praktykami.

Kodeks postępowania grupy Formel D

Pobierz plik

Oczekujemy od naszych pracowników i partnerów biznesowych aktywnego zaangażowania w przestrzeganie przepisów dot. compliance i zgłaszania wszelkich oznak możliwego złamania przepisów. Bezpośrednią osobą kontaktową w tej kwestii jest nasz dyrektor ds. compliance. Czasami jednak zdarzają się sytuacje, w których chce się podjąć działania, nie będąc bezpośrednio zaangażowanym. Rozumiemy, że dla naszych pracowników i partnerów biznesowych może być trudne przekazywanie informacji o tego typu sytuacjach osobie kontaktowej lub dyrektorowi ds. compliance.

Aby radzić sobie z tymi potencjalnie trudnymi sytuacjami i zapewnić odpowiednią ochronę, Formel D zatrudnia Navex Global – zewnętrznego i doświadczonego dostawcę usług, który zajmuje się zgłoszeniami z zachowaniem anonimowości i poufności, bez dodatkowych opłat. Navex Global jest całkowicie niezależną organizacją zatrudniającą bezstronny personel, który jest wyszkolony w zakresie tego typu sytuacji. Można wykonać anonimowy telefon, skorzystać z zewnętrznego portalu online lub wysłać wiadomość e-mail do Navex Global, mając pewność, że komunikacja nie będzie śledzona ani nagrywana. Wszelkie informacje udzielane Navex Global – w razie potrzeby anonimowo – zostaną przekazane do Rady ds. compliance, która składa się z dyrektora ds. compliance oraz szefów działów prawnego i personalnego. Rada ds. compliance rozpatrzy sprawę bez ujawniania jakichkolwiek informacji o osobie zgłaszającej. Po przesłaniu zgłoszenia Navex Global przesyła unikalny kod pozwalający na śledzenie statusu zgłoszenia lub uzyskanie dodatkowych informacji.

Aby zgłosić podejrzaną sytuację lub zdarzenie, można

  • zadzwonić na infolinię Navex Global 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, pod numer +44 1249 661808 (podlega opłatom). Bezpłatny numer dla danego kraju można wyszukać tutaj.
  • użyć zewnętrznego portalu Navex Global dostępnego pod tym adresem.
  • skontaktować się z dyrektorem ds. compliance grupy Formel D bezpośrednio:
    pod numerem: +49 221 67006-108
    pod adresem: compliance@formeld.com
    (po wybraniu tej opcji anonimowość nie może być zagwarantowana)

Prosimy o zapoznanie się z informacjami o ochronie danych dołączonymi do tej wiadomości w przypadku zgłaszania sprawy dotyczącej compliance.

1. Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych i innych informacji

Zgłaszanie sprawy dotyczącej compliance poprzez Navex Global lub dyrektorowi ds. compliance jest dobrowolne. Dane osobowe i inne informacje zgromadzone podczas procedury zgłaszania zostaną przetworzone zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych w danym kraju. Wysyłając zgłoszenie, pracownik wyraża zgodę na tę procedurę.

Istnieje możliwość przesłania zgłoszenia bez podawania nazwiska. Zalecamy jednak ujawnienie swojej tożsamości. W każdym przypadku tego typu informacje pozostają poufne.

Przy każdym przesłaniu zgłoszenia do dyrektora ds. compliance lub Navex Global zebrane zostaną następujące dane osobowe i inne informacje:

  • nazwisko i dane kontaktowe, chyba że wybrana zostanie anonimowość;
  • fakt zatrudnienia lub braku zatrudnienia w Formel D lub – w przypadku niezatrudnienia – relacje z Formel D (np. partner biznesowy);
  • nazwiska i inne dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie (np. opis stanowiska, dane kontaktowe);
  • opis produktu, którego dotyczy zgłoszenie, oraz opis sytuacji związanej ze zdarzeniem, w tym czas i miejsce zdarzenia, szczegółowe informacje działu Formel D, szczegóły dotyczące wszelkich faktów znanych zarządowi;
  • wszelkie możliwe pytania.

2. Przetwarzanie danych osobowych i innych informacji po przesłaniu zgłoszenia

Wszystkie dane osobowe i inne informacje zawarte w zgłoszeniu mogą być przechowywane w bazie danych wykorzystywanej przez Navex Global. Poszczególne metody kontaktu są zapewniane przez spółkę Formel D GmbH, Schanzenstraße 6-20, Building 2.08, DE-51063 Cologne. Baza danych, w której przechowywane mogą być przesłane dane osobowe i inne informacje, jest obsługiwana przez spółkę Pulsant Ltd., Unit 50, Suttons Business Park, Reading, West Berkshire RG6 1AZ, Wielka Brytania. Baza danych jest obsługiwana przez spółkę Pulsant w imieniu Navex Global, 6 Greenways Business Park, Bellinger Close, Chippenham, SN15 1BN, UK oraz przez Navex Global w imieniu spółki Formel D. Spółki Navex Global i Pulsant zobowiązały się do przestrzegania poziomu ochrony przetwarzania danych osobowych normowanych przez UE.

3. Dostęp do danych osobowych i innych informacji

Dane osobowe i inne ujawniane informacje mogą być przeglądane, przetwarzane i wykorzystywane w celu rozpatrzenia zgłoszenia przez dyrektora ds. compliance, Radę ds. compliance oraz przez odpowiednie działy w celu określenia procedury lub przez pracowników technicznych Navex Global.

Dane osobowe i inne informacje mogą być również przekazywane odpowiednim organom śledczym.

Działy, które otrzymują i przetwarzają dane osobowe i inne informacje, znajdują się wyłącznie w jednostkach o prawnie określonych poziomach bezpieczeństwa.

Należy pamiętać, że wszystkie osoby, których tożsamość zostanie ujawniona w ramach zgłoszenia dotyczącego compliance, mogą zostać w każdej chwili powiadomione o przesłaniu dotyczącego ich zgłoszenia. Tożsamość osoby zgłaszającej nie zostanie ujawniona. Wszystkie osoby, których dane zostały ujawnione, mają prawo do przedstawienia własnej wersji wydarzeń.

4. Okres przechowywania danych osobowych i innych informacji

Dane osobowe i inne ujawniane informacje będą przechowywane przez czas potrzebny do rozpatrzenia zgłoszenia, w tym przeprowadzenie dochodzeń przez odpowiedzialne działy i organy, lub przez czas wymagany przepisami prawa.

5. Brak zgłaszania sytuacji alarmowych

Należy pamiętać, że możliwości kontaktu z Navex Global mogą być wykorzystane wyłącznie do zgłaszania spraw dotyczących compliance. W przypadku sytuacji alarmowych lub w razie potrzeby uzyskania innej pomocy należy skorzystać z intranetu Formel D lub sieci Internet w celu określenia odpowiedniej osoby kontaktowej w Formel D.

Kontakt

Skontaktuj się z nami, jeśli masz pytania na temat wytycznych w zakresie compliance.

Wyślij e-mail