1. Recopilación y procesamiento de datos personales y otra información
Informar de un caso de compliance mediante Navex Global o directamente al responsable de compliance es voluntario. Los datos personales y otra información recogidos durante este procedimiento de notificación se procesarán de acuerdo con las leyes de protección de datos específicas del país en cuestión. Al enviar su informe, da su consentimiento para este procedimiento.
Tiene la opción de enviar el informe sin dar su nombre. Sin embargo, recomendamos que desvele su identidad. En cualquier caso, la información que transmita se tratará de forma confidencial.
Siempre que informe de un incidente al responsable de compliance o a Navex Global, se recogerán los siguientes datos personales e información:
- su nombre y detalles de contacto, a menos que desee mantener el anonimato;
- si es o ha sido empleado de Formel D o, si no fuera el caso, su relación con Formel D (socio comercial o similar);
- el nombre y otros datos personales de las personas en las que se basa el informe (p. ej. descripción del puesto de trabajo, datos de contacto);
- una descripción de la conducta de la que informa y una descripción de la situación que rodea al incidente, incluyendo el momento y el lugar del incidente, detalles sobre el departamento afectado de Formel D, detalles sobre cualquier hecho conocido por la gestión;
- cualquier pregunta que pueda tener.
2. Procesamiento de datos personales y otra información después de enviar el informe
Todos los datos personales y otra información incluidos en su informe podrán ser almacenados en la base de datos de Navex Global. Las distintas opciones para contactar serán proporcionadas por Formel D GmbH, Schanzenstraße 6-20, Building 2.08, DE-51063 Colonia. La base de datos en la que se pueden almacenar los datos personales y otra información que nos proporcione es gestionada por Pulsant Ltd., Unit 50, Suttons Business Park, Reading, West Berkshire RG6 1AZ, UK. La base de datos es operada por Pulsant en nombre de Navex Global, 6 Greenways Business Park, Bellinger Close, Chippenham, SN15 1BN, UK, y por Navex Global en nombre de Formel D. Navex Global y Pulsant se han comprometido a cumplir el nivel de protección de datos estandarizado en la UE para el procesamiento de datos personales.
3. Acceso a los datos personales y a otra información
Los datos personales y demás información que desvele podrán ser vistos, procesados y usados con objeto de que su notificación sea procesada por el responsable de compliance interesado, la junta de compliance y también los departamentos asignados para clarificar así el procedimiento, o bien por el personal técnico de Navex Global.
Los datos personales y demás información también pueden transmitirse a las autoridades investigadoras pertinentes.
Los departamentos que reciben y procesan los datos personales y demás información están situados exclusivamente en unidades que cumplen con el nivel de protección de datos estipulado en la legislación.
Tenga en cuenta que se puede notificar en cualquier momento a todas las personas cuya identidad revele como parte de un informe de compliance de que se ha recibido un informe sobre ellas. No se desvelará su identidad. No obstante, todas las personas sobre las que dé información tendrán derecho a corregir su versión de los hechos, si procede.
4. Periodo de retención de datos personales y otra información
Los datos personales y otra información que revele serán retenidos hasta el momento en el que se requiera conocimiento de los mismos para procesar el informe, incluyendo la realización de investigaciones por parte de los departamentos o las autoridades competentes o durante tanto tiempo como estipule la ley que se deban conservar.
5. No informar sobre emergencias
Tenga en cuenta que las opciones especificadas para contactar con Navex Global únicamente se pueden emplear para notificar casos de compliance. En caso de emergencia, o si precisa cualquier otro tipo de apoyo, acuda a la intranet de Formel D o busque en internet el punto de contacto adecuado en Formel D.
