Compliance

Als internationales Unternehmen im automobilen Dienstleistungssektor müssen wir zahlreiche rechtliche Regelungen im In- und Ausland kennen und berücksichtigen. Deshalb halten wir uns im integren Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden an unsere Unternehmensleitsätze. Dazu zählen wir die Formel D Compliance Regelungen, Verhaltensrichtlinien (Code of Conduct) und Antikorruptionsrichtlinien.

Formel D orientiert sich an gesetzlichen Standards

Wir sind der Antrieb der Automotive Service Industry. Mit Teamspirit, Professionalität und Passion entwickeln wir marktführende Konzepte und individuelle, skalierbare Lösungen für die Qualitätssicherung und Prozessoptimierung entlang der kompletten automobilen Wertschöpfungskette.

Formel D richtet sich hinsichtlich der Compliance Regeln nach den geltenden gesetzlichen Standards. Gemeinsam beziehen wir damit Stellung gegen Korruption und unlauteren Wettbewerb.

Compliance, Legal Standards | Formel D

Im regelmäßigen Kontakt mit Kunden richten wir unser Augenmerk besonders auf die Bereiche:

  • Geschenke oder Gefälligkeiten
  • Einladung zu Essen oder Veranstaltungen
  • Vorteilnahme Geschäftsbeziehungen
  • Verschwiegenheit
  • Private Geschäfte
  • Verbot des Konsums von Alkohol und Drogen

Formel D bewahrt Integrität

Wir erwarten von unseren verantwortlichen Stellen und Mitarbeitern ein korrektes Verhalten im tagtäglichen Geschäftsbetrieb und Unternehmensalltag. Denn für uns ist Integrität die Voraussetzung für die Reputation und den wirtschaftlichen Erfolg eines global tätigen Unternehmens.

Formel D lehnt korrupte Verhaltensweisen ab

Wir untersagen jegliche Art von Korruption und lehnen rechtswidrige Verhaltensweisen ab. Darüber hinaus erwarten wir von unseren verantwortlichen Stellen und Mitarbeitern, dass sie sich keiner korrupten oder sonstigen rechtswidrigen Praktiken bedienen.

Verhaltensrichtlinie der Formel D Group

Wir fordern unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner auf, sich aktiv für die Einhaltung unserer Compliance-Regeln einzusetzen und uns Bedenken bezüglich eines möglichen Verstoßes zu melden. Hierfür steht als direkte Ansprechperson unser Chief Compliance Officer zur Verfügung. Manchmal kommt es jedoch zu Situationen, gegen die man etwas unternehmen möchte, ohne selbst darin verwickelt zu werden. Wir verstehen, dass es für unsere Mitarbeiter oder unsere Geschäftspartner schwierig sein kann, wenn ihnen solche Situationen bekannt sind, diese ihrem Vorgesetzten, ihrer Kontaktperson oder unserem Chief Compliance Officer mitzuteilen.

Um diese möglicherweise schwierigen Sachverhalte zu bewältigen und Sie zu schützen, hat Formel D Navex Global als externen und erfahrenen Dienstleister beauftragt, Ihre Anliegen anonym, kostenlos und vertraulich aufzunehmen. Navex Global ist eine vollkommen unabhängige Organisation mit objektivem und auf solche sensiblen Fälle geschultem Personal. Sie können vertraulich anrufen, das externe Online-Portal nutzen oder eine E-Mail an Navex Global senden und sicher sein, dass Ihre Meldung weder rückverfolgt noch aufgezeichnet wird. Die Informationen, die Sie Navex Global mitteilen, werden – auf Ihren Wunsch hin auch anonym – an ein Compliance Gremium, bestehend aus dem Chief Compliance Officer sowie den Leitungen der Rechts- und Personalabteilung, weitergeleitet. Das Compliance Gremium geht dieser Sache nach, ohne Sie in irgendeiner Weise zu kompromittieren. Nach Abgabe einer Meldung erhalten Sie eine einmalige Codenummer von Navex Global, mittels derer Sie den Status Ihrer Meldung nachverfolgen oder auch weitere Informationen nachliefern können, wenn Sie möchten.

Um einen Verdachts- oder Vorfall zu melden, können Sie

  • die Telefon-Hotline von Navex Global an 7 Tagen die Woche, rund um die Uhr anrufen unter 0800 182 3246 (innerhalb von Deutschland gebührenfrei). Hier finden Sie weitere jeweils für Ihr Land gültige gebührenfreie Rufnummern.
  • das externe Online-Portal von Navex Global über diesen Link hier nutzen.
  • den Chief Compliance Officer der Formel D Group auch direkt kontaktieren unter:
    Telefon: +49 221 67006-108
    E-Mail: compliance@formeld.com
    (bei dieser Option kann Ihre Anonymität nicht gewährleistet werden)

Bitte beachten Sie die datenschutzrechtlichen Hinweise zur Meldung eines Compliance-Falls.

1. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen

Die Meldung eines Compliance-Falls über Navex Global oder direkt an den Chief Compliance Officer erfolgt freiwillig. Die im Rahmen ihrer Meldung erhobenen personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen werden entsprechend den geltenden landesspezifischen Datenschutzgesetzen verarbeitet. Durch die Abgabe Ihrer Meldung stimmen Sie diesem Vorgehen gleichzeitig zu.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Meldung ohne Nennung Ihres Namens abzugeben. Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre Identität offen zu legen. Die von Ihnen übermittelten Informationen werden in jedem Fall vertraulich behandelt.

Wenn Sie einen Vorfall an den Chief Compliance Officer oder Navex Global melden, werden folgende personenbezogene Daten und sonstige Informationen erhoben:

  • Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, sofern Sie nicht anonym bleiben wollen;
  • ob Sie bei Formel D angestellt sind bzw. waren oder in welcher sonstigen Beziehung Sie zu Formel D stehen (Geschäftspartner o.ä.);
  • den Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Gegenstand Ihrer Meldung sind (z.B. Funktionsbeschreibungen, Kontaktdaten);
  • eine Beschreibung der beanstandeten Verhaltensweisen sowie die Beschreibung des dem Vorfall zu Grunde liegenden Sachverhalts, einschließlich von Angaben über Zeit und Ort des Vorfalls, Angaben über den betroffenen Bereich bei Formel D, Angaben über etwaige Kenntnisse des Managements;
  • Fragen, die Sie gegebenenfalls haben.

2. Verarbeitung der personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen nach der Meldung

Alle personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen, die Sie in Ihrer Meldung angeben, werden gegebenenfalls in der von Navex Global genutzten Datenbank gespeichert. Die verschiedenen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme werden von der Formel D GmbH, Schanzenstraße 6-20, Gebäude 2.08, 51063 Köln zur Verfügung gestellt. Die Datenbank, in der die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen gegebenenfalls gespeichert werden, wird von Pulsant Ltd., Unit 50, Suttons Business Park, Reading, West Berkshire RG6 1AZ, Großbritannien betrieben. Der Betrieb durch Pulsant erfolgt für Navex Global, 6 Greenways Business Park, Bellinger Close, Chippenham, SN15 1BN, Großbritannien und seitens Navex Global für Formel D. Navex Global sowie Pulsant haben sich zur Einhaltung des in der EU vereinheitlichten Datenschutzniveaus für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verpflichtet.

3. Zugriff auf personenbezogene Daten und sonstige Informationen

Die mitgeteilten personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen können für Zwecke der Bearbeitung Ihrer Meldung durch den zuständigen Chief Compliance Officer, das Compliance Gremium sowie durch die von diesen mit der Klärung des Vorgangs beauftragten Fachabteilungen oder durch technisches Personal bei Navex Global eingesehen, verarbeitet und genutzt werden.

Personenbezogene Daten und sonstige Informationen können auch an die jeweils zuständigen Ermittlungsbehörden übermittelt werden.

Die Stellen, die die personenbezogenen Daten und sonstige Informationen empfangen und verarbeiten, befinden sich ausschließlich in Einheiten, die über das jeweils gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzniveau verfügen.

Beachten Sie, dass alle Personen, deren Identität Sie im Rahmen einer Compliance-Meldung mitteilen, zu gegebener Zeit darüber benachrichtigt werden können, dass eine Meldung über sie eingegangen ist. Dabei wird Ihre Identität nicht offengelegt. Jedoch sind sämtliche Personen, über die Sie Angaben machen, berechtigt, Ihre Darstellung des Sachverhalts gegebenenfalls richtig zu stellen.

4. Dauer der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen

Die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung einschließlich der Durchführung von entsprechenden Ermittlungen durch die zuständigen Fachabteilungen und Behörden erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen.

5. Keine Meldung von Notfällen

Bitte beachten Sie, dass über die angegebenen Kontakte zu Navex Global ausschließlich die Meldung von Compliance Fällen möglich ist. In Notfällen oder wenn Sie anderweitige Unterstützung benötigen, informieren Sie sich bitte im Formel D Intra- oder Internet über den richtigen Ansprechpartner bei Formel D.

Kontakt

Bei Fragen bezüglich unserer Compliance-Richtlinien können Sie sich gerne an uns wenden.