Conformité

En tant qu’entreprise internationale dans le secteur des services automobiles, nous devons connaître et prendre en compte de nombreuses réglementations légales en Allemagne et à l’étranger. C’est pourquoi nous respectons nos directives d’entreprise dans l’interaction morale avec nos collègues, nos superviseurs et nos clients. Ces directives recouvrent les règles de conformité, le code de conduite et les directives anti-corruption.

Formel D s’inspire des normes légales

Nous sommes la force motrice de l’industrie automobile. Dotés d’un esprit d’équipe, professionnels et passionnés, nous sommes à la tête du marché du développement de concepts de pointe et de solutions individuelles et évolutives pour l’assurance qualité et l’optimisation des processus tout au long de la chaîne de valeur automobile.

En ce qui concerne les règles de conformité, Formel D s’oriente vers les normes juridiques applicables. Ensemble, nous prenons position contre la corruption et la concurrence déloyale.

Compliance, Legal Standards | Formel D

Lors de nos contacts réguliers avec nos clients, nous concentrons particulièrement notre attention sur les domaines suivants :

  • Cadeaux ou faveurs
  • Invitations au restaurant ou à des événements
  • Relations d’affaires avantageuses
  • Confidentialité
  • Affaires personnelles
  • La consommation d’alcool et de drogue est interdite

Formel D préserve l’intégrité

Nous attendons de nos organes responsables et de nos employés un comportement correct dans la gestion quotidienne de l’entreprise et dans la vie professionnelle de tous les jours. Pour nous, l’intégrité est la condition préalable à la bonne réputation et à la réussite économique d’une entreprise qui opère à l’échelle mondiale.

Formel D rejette la corruption

Nous interdisons tout type de corruption et nous rejetons les conduites illicites. De plus, nous attendons de nos organes responsables et de nos employés qu’ils ne se livrent pas à des pratiques illicites ou à de la corruption.

Code de conduite du groupe Formel D

Nous demandons à nos employés et à nos partenaires commerciaux de s’engager activement à respecter nos règles de conformité et de signaler tout doute qu’ils pourraient avoir au sujet d’une violation possible. Votre interlocuteur direct à ce sujet est notre Chief Compliance Officer. Toutefois, il peut arriver que vous vouliez agir par rapport à une situation sans vous impliquer directement. Nous comprenons qu’il puisse être difficile pour nos employés ou nos partenaires commerciaux de signaler de telles situations dont ils prennent connaissance à leur interlocuteur ou à notre Chief Compliance Officer.

Afin de gérer cette situation potentiellement difficile et de vous protéger, Formel D a confié à Navex Global, un prestataire de services externe et expérimenté, le soin de traiter vos doutes de manière anonyme, confidentielle et gratuite. Navex Global est une organisation totalement indépendante avec un personnel objectif et formé à ces questions sensibles. Vous pouvez téléphoner en toute confiance, utiliser le portail Internet externe ou envoyer un e-mail à Navex Global, sachant que votre message ne sera pas suivi ni enregistré. Toutes les informations que vous partagerez avec Navex Global (de manière anonyme si vous le souhaitez) sera transmise à un comité de conformité composé du Chief Compliance Officer et des chefs des services juridique et du personnel. Le comité de conformité examinera le dossier sans vous compromettre d’aucune façon. Une fois que vous aurez soumis un rapport, Navex Global vous enverra un numéro de code unique pour suivre l’état du rapport ou pour fournir des informations supplémentaires si vous le souhaitez.

Pour signaler une situation ou un incident suspect, vous pouvez

  • appeler la ligne téléphonique de Navex Global 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, au +44 1249 661808 (appel payant). Vous pouvez trouver le numéro gratuit pour votre pays ici.
  • utiliser le portail Internet externe de Navex Global à travers ce lien.
  • contacter le Chief Compliance Officer du groupe Formel D directement par :
    Téléphone : +49 221 67006-108
    E-mail : compliance@formeld.com
    (si vous choisissez cette option, votre anonymat ne pourra pas être garanti)

Veuillez tenir compte des informations sur la protection des données lors du signalement d’une infraction à la conformité, qui se trouvent en pièce jointe.

1. Collecte et traitement de données personnelles et d’autres informations

Le signalement d’une infraction à la conformité auprès de Navex Global ou directement au Chief Compliance Officer se fait sur la base du volontariat. Les données personnelles et les autres informations collectées pendant la procédure de signalement seront traitées dans le respect des lois sur la protection des données en vigueur dans le pays concerné. En envoyant votre signalement, vous acceptez cette procédure.

Vous avez la possibilité d’envoyer votre signalement sans donner votre nom. Cependant, nous vous conseillons d’indiquer votre identité. Les informations que vous fournirez seront de toute façon traitées de façon confidentielle.

Quand vous signalez un incident au Chief Compliance Officer ou à Navex Global, les données personnelles et les informations suivantes seront collectées :

  • votre nom et vos coordonnées, sauf si vous souhaitez rester anonyme ;
  • si vous êtes employé de Formel D ou, si ce n’est pas le cas, votre lien avec Formel D (partenaire commercial, etc.) ;
  • le nom et les autres données personnelles des personnes sur lesquelles porte le signalement (par exemple descriptions de poste, coordonnées) ;
  • une description de la conduite signalée et une description de la situation entourant l’incident, y compris l’heure et le lieu de l’incident, des détails sur le service affecté chez Formel D, des détails sur tout fait connu de la direction ;
  • toute éventuelle question.

2. Traitement de données personnelles et d’autres informations une fois le signalement envoyé

Toutes les données personnelles et autres informations contenues dans votre signalement peuvent être stockées dans la base de données utilisée par Navex Global. Les différentes options pour prendre contact seront indiquées par Formel D GmbH, Schanzenstraße 6‑20, bâtiments 2.08, DE‑51063 Cologne. La base de données dans laquelle les données personnelles et autres informations que vous fournissez peuvent être stockées est exploitée par Pulsant Ltd, Unit 50, Suttons Business Park, Reading, West Berkshire RG6 1AZ, Royaume-Uni. Cette base de données est exploitée par Pulsant pour le compte de Navex Global, 6 Greenways Business Park, Bellinger Close, Chippenham, SN15 1BN, Royaume-Uni, et par Navex Global pour le compte de Formel D. Navex Global et Pulsant se sont engagées à respecter le niveau de protection des données normalisé dans l’Union européenne pour le traitement des données personnelles.

3. Accès aux données personnelles et aux autres informations

Les données personnelles et autres informations que vous divulguez peuvent être consultées, traitées et utilisées afin que votre signalement soit traité par le Chief Compliance Officer, le comité de conformité ainsi que par les services chargés de traiter le dossier ou par le personnel technique de Navex Global.

Les données personnelles et les autres informations peuvent également être transmises aux administrations chargées de l’enquête.

Les services qui reçoivent et traitent les données personnelles et les autres informations sont situés uniquement dans des unités qui respectent le niveau de protection des données prescrit par la loi.

Veuillez noter que toutes les personnes dont vous révélez l’identité dans le cadre d’un rapport de conformité peuvent être informées qu’un signalement a été effectué à leur sujet. Votre identité ne sera pas divulguée. Toutefois, toutes les personnes au sujet desquelles vous révélez des détails sont en droit de corriger votre version des faits le cas échéant.

4. Durée de conservation des données personnelles et des autres informations

Les données personnelles et les autres informations que vous divulguez seront conservées jusqu’à ce que leur connaissance soit nécessaire pour le traitement du rapport, y compris la conduite d’enquêtes par les services et autorités responsables, ou aussi longtemps que la loi prescrit de conserver les données.

5. Non-signalement d’urgences

Veuillez noter que les options indiquées pour contacter Navex Global ne peuvent être utilisées que pour signaler des problèmes de conformité. En cas d’urgence, ou si vous avez besoin d’un autre type d’aide, veuillez vous rendre sur l’Intranet de Formel D ou sur Internet pour trouver la personne à contacter chez Formel D.

Contact

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions concernant nos directives de conformité.